1.项目收尾过程组的核心关注点

收尾过程组是：正式完成或关闭项目、阶段或合同而开展的过程。

本过程的主要作用是，存档项目或阶段信息，完成计划的工作，释放组织资源以展开新的工作；要确保恰当地关闭阶段、项目和合同。

那么收尾过程中需要着重关注以下几个重点：

 

1.1顺利验收、移交成果

需要把项目可交付成果以及对其的照管责任移交给指定的相关方，如发起人或客户。这件工作往往与最终验收同时开展。

为了确保这一过程的顺利，可以梳理里程碑各阶段的审批情况、确保项目过程的质量；其次是梳理各个关键交付物的评审情况，确保整体交付物的良好质量。

 

1.2进行绩效评价

绩效评价可以在收集各主要相关方对项目的反馈意见后进行。可以针对客户的满意度进行项目绩效评价，以及对项目组成员进行绩效评价。一方面审查项目目标是否实现，另一方面可以对项目组成员出色的工作，给予肯定，方便下次合作。

 

1.3进行项目总结，形成过程资产

这里需要整理好项目资料，开展项目后评价，总结经验教训，为组织和以后项目提出改进建议。同时需要更新、形成组织过程资产，以便供后续项目借鉴使用。

 

1.4.跟进合同的回款

项目交付完成后，协助商务催款也是项目经理必备的一项技能，需要持续跟进合同的尾款是否支付。

 

1.5复盘会议

除了以上四点，还剩最重要的一点就是根据项目总结，召开复盘会议；旨在分享项目知识，进行经验交流。通过有效复盘，去发现问题，分析问题，从而积累成功和失败的经验，为接下来的决策和工作提供有价值的参考，以及实际可行的解决方案。

 

以上的五点不仅是项目收尾过程组的重点，同样也是难点。之前做项目时难免会因为整理数据及资料手忙脚乱，毕竟咱项目经理的项目都是接踵而来的。但现在借助专业的项目管理软件进行收尾，高效轻松许多，下面展开详细的分享。

 

 

 

2.借助工具轻松完成项目收尾

2.1质量全程管控，验收轻松

以前进行项目的收尾时，反复确认交付物的质量就是一件让人头疼的事情，尤其是一些大型项目，涉及到的任务及交付物多时，更为复杂。

 

在借助易趋项目管理系统后，对于质量的管理流程更加规范了，只要按照里程碑计划循序渐近完成，后续的交付物质量就有保障。易趋系统的里程碑计划可以对各个阶段设置审批流程，通过后才能进入下一个阶段。

 

（易趋里程碑计划视图）

而对于各个阶段所涉及的交付物，可以设置评审流程，同样是质量过关才能进行后续有依赖关系的任务。系统也有单独的交付物管理模块，便于项目经理跟踪、确认其质量。

 

（易趋质量检查视图）

 

 

2.2项目报告自动生成，总结不用愁

项目总结的关键在于项目全面运营数据的收集以及分析。这是一项非常耗费时间成本的工作，经常加班会整理数据，而且还有遗漏、错误的情况发生。

 

借助易趋系统开展项目后，系统会抓取项目运营的各项数据并进行分析，自动生成多维度的项目报表。包含项目的各项关键指标，任务、成本、风险、问题、工时、费用；会以各种可视化图表展示，同时支持导出为PDF，项目总结一下子就轻松了。日常的项目小结也可以在系统查看项目周报、月报等数据。

 

（易趋项目报表视图）

 

 

2.3企业知识库的建立，持续形成过程资产

项目完结后，一些成功可借鉴的项目资料可以在下次项目管理时直接使用，形成企业的项目过程资产，而如何存放以及后续的使用提取，这就成为了一个问题。

 

借助易趋系统，可以帮助企业建立知识库，它是一个扁平化的知识管理平台，用于存放和分享各种知识体系文件和公共文档，提供严格的权限控制，适用于企业知识管理。

支持不同类型的知识，包括文档、URL地址、系统内对象链接；支持多空间管理，全文检索，目录分级，目录分权管理，信息安全控制，支持多种格式。

 

（易趋公共知识库视图）

 

 

2.4里程碑计划关联合同，回款进度一目了然

项目经理经常身兼数职，除了推动项目的开展，还要协助商务催款。之前公司财务系统是独立的，每次想跟进一下回款进度，都要问下相关的财务人员，特别不方便。

借助易趋系统后，合同可以与项目关联，在里程碑计划就能查询到相关的付款/收款计划。可以一键查询到合同详细信息以及回款的进度，整体的工作更加高效。

 

（易趋管理阶段—付款/收款计划视图）

 

 

2.5绩效评价透明、公正

项目交付后，还需要进行相关的绩效评定，包括项目绩效评定以及项目成员绩效评定。一方面是审查项目目标及战略目标是否达成，另一方面起到激励团队成员的作用。

 

借助易趋项目计分卡模块，支持项目及项目组成员的绩效考核，考核维度可以根据项目具体情况来设定，也支持从系统模块库导入相关模板使用。考核流程做到了透明、公平以及公正，对于战略目标的达成以及团队的管理都能起到很好的辅助作用。

 

（易趋项目计分卡视图）

 

 

 

3.总结

日常经常会遇到手头多个项目并行的情况，各个项目的监控管理就是一个大难题。尤其是碰到手头项目着急收尾、另一个项目又要开始时，整体数据的收集、分析就成了项目收尾总结的大麻烦，更不用说还要进行绩效考核和复盘。这次借助工具进行管理，让我多了很多时间进行项目收尾过程组的重点梳理，整体运营数据的分析也更加科学准确，是一次不错的尝试和体验。